SaaS : le calvaire des DSI dans le maintien de la cohérence du Système d’Information

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Un certain nombre d’applications SaaS gravite probablement autour de votre Système d’Information. Qu’il s’agisse de choix stratégiques ou d’utilisations spontanées par les utilisateurs (Shadow IT), comment la DSI doit-elle réagir ?

Que vous le vouliez ou non, le service commercial veut son CRM en SaaS, les chefs de projet utilisent Slack et le service marketing utilise Dropbox. La DSI quant-à elle s’arrache les cheveux pour maintenir une cohérence de l’information… mais la bataille semble perdue d’avance.

Partir du principe qu’on ne maîtrise pas tout

Dans un combat qui semble perdu d’avance, la posture d’ultra-maîtrise aura pour effet négatif d’éloigner encore davantage les utilisateurs. En effet, la liberté dans les usages est le critère d’adoption primordial du SI par les utilisateurs.

Les DSI doivent identifier les éléments qu’il est impératif de maîtriser (cohérence de l’information) et laisser le métier « gérer » le reste (mode de consommation de l’information).

Par exemple, l’outil Dropbox Enterprise permet à la DSI de maîtriser une structure documentaire d’Entreprise tout en permettant aux utilisateurs la possibilité de modifier la façon dont ils la visualisent. De son côté, Microsoft Teams offre aux équipes projet un moyen d’échange par thématique puis chronologique mais les documents produits peuvent être récupérés par la DSI selon la structure documentaire de l’entreprise.

En somme, il s’agit d’identifier ce qui fait la valeur du Système d’Information et d’y concentrer ses efforts.

Tenter d’intégrer les usages… et transformer la contrainte en opportunité

Dans les faits, les métiers se sont quasiment appropriés le processus d’émergence des besoins… voire des solutions.

Le rôle de la DSI ne se cantonne plus à créer les solutions mais à les intégrer au Système d’Information de sorte que :

  • les métiers puissent consommer la donnée selon les usages souhaités
  • les informations produites soient réintégrées au SI pour être valorisées

Pour gagner en efficacité, il est judicieux de préconiser des outils qui sont déjà intégrés ou plus faciles à intégrer au SI.

Par exemple, les entreprises dotées de licences Office 365 peuvent profiter de la richesse fonctionnelle de l’offre mais il ne faut pas se tromper !  Il est impératif d’identifier quels outils activer et d’en accompagner l’usage au risque d’obtenir un rejet complet de la solution.

En fait, une bonne connaissance des produits et des usages associés permettra à la DSI d’être force de proposition auprès des utilisateurs et de répondre à leur besoin avant qu’ils n’aillent les chercher ailleurs.

Recentrer la DSI sur son métier : faire « causer » les applications entre elles

Finalement, acceptons qu’une part du Système d’Information est gérée par les métiers utilisateurs et que la valeur d’une Direction des Systèmes d’Information est essentiellement autour de … l’information.

Acceptons aussi qu’une part des usages se fera en dehors de l’Entreprise au sein de briques SaaS.

L’enjeu pour la DSI est donc de faire communiquer les applications SaaS entre-elles et avec les applications locales (On-premise) par exemple :

  • En termes de gestions des identités pour offrir du SSO et centraliser la gestion des utilisateurs et des habilitations (voir article : Est-il possible de faire cohabiter Active Directory et Cloud ?)
  • En termes d’échanges de données métiers : intégration d’un devis depuis la CRM vers l’outil de production, …
  • En termes d’échanges documentaires : partager une facture générée par l’ERP via Dropbox ou équivalent
  • En termes de données décisionnelles pour alimenter une Business Intelligence
  • etc.

Pour y parvenir, les DSI doivent se doter de compétences en Urbanisation du SI qui permettront de construire un SI modulaire et performant en y intégrant des briques standards issues de l’offre SaaS.

En conclusion, nous préconisons de ne pas freiner l’adoption du SaaS par peur de perdre en maîtrise mais au contraire d’identifier les énormes gains en performance potentiels tant pour l’Entreprise que pour la DSI.

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